Как освободить свободное пространство и сосредоточиться на том, что важно

Я никогда не слышал о термине «свободное пространство» до прочтения Как добиться цели а также Заставить все это работать Дэвид Аллен. В контексте достижения цели, свободное пространство связано с тем, чтобы вынести все элементы списка дел из головы и в систему, которой вы доверяете. Эта система может быть чем-то вроде Trello, Google Docs, Basecamp, Podio или моей любимой, бумажкой! Ключ в том, что если вы будете держать все это в своей голове, вы не только с большей вероятностью забудете что-либо, но и почувствуете больший стресс. Headspace также относится к умению принимать важные решения разумно и не чувствовать себя подавленным или подавленным ими.

Я не очень ценил это, пока я не принял систему GTD и сразу не почувствовал меньшего напряжения в работе. В то время я был немного новичком в Distilled и немного тонул в моих новых проектах. Но простой способ положить вещи на лист бумаги и увидеть все мои дела в одном месте сразу же заставил меня понять, что на самом деле все было не так уж плохо.

Я хочу поделиться несколькими вещами, которые я подобрал за последние несколько лет, которые могут помочь вам освободить свободное пространство, чтобы не только чувствовать себя менее напряженным и более расслабленным, но и сделать вас более эффективными при выполнении важных задач. Я не совершенен в этом, и мое свободное пространство иногда заполнено неправильными вещами, но я стал намного лучше, чем раньше.

Получить лучше при делегировании

Делегирование является неотъемлемой частью вашей работы, независимо от свободного пространства. Как только вы достигнете определенного уровня опыта, вам будет дано больше работы, чем вы можете справиться. В Distilled у нас есть специальный инструмент управления проектами, который дает вам толчок, сообщая вам, когда у вас больше работы, чем вы можете выполнить за обычную рабочую неделю. Это может помочь вам (и вашему менеджеру) легко понять, когда просто непрактично выполнять работу, которую вам дали.

Эта система может дать мне толчок, который мне нужен для делегирования части моей работы, так что мое свободное пространство может быть немного очищено. Важно, что мне все еще принадлежит задача, которую я делегирую, что означает, что она занимает некоторое свободное пространство, но это намного меньше, особенно когда я знаю, что дал хороший задание и доверяю человеку, выполняющему работу.

Имейте еженедельный обзор ваших списков дел и проектов

Каждую пятницу я трачу 15-20 минут своего рабочего дня на планирование следующих недель работы. Делая это, я прихожу на работу в понедельник утром гораздо менее напряженным, зная, что мне нужно делать в тот день, и я могу сразу приступить к работе. Альтернатива заключается в том, что я пытаюсь понять, что я должен делать, и, прежде чем я это знаю, время прошло, и почти обед. Мы все были там и знаем это чувство.

Планируя мою неделю заранее, как это, она освобождает свободное пространство, чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать, а не держать вещи в голове.

Мой текущий список дел на доске Trello выглядит примерно так:

Вскоре я сделаю следующий пост, объясняющий, как именно я использую эту систему, чтобы быть в курсе событий.

Ключевой частью процесса здесь является использование системы, которой вы доверяете. Я доверяю себе (и использую триггеры, см. Ниже), чтобы убедиться, что я регулярно проверяю свою доску Trello. Иметь систему бессмысленно, если только вы не доверяете ей и не доверяете себе, чтобы проверить и поддерживать ее в актуальном состоянии.

Расширяйте возможности тех, кто вас окружает

Это следует из улучшения в делегировании. Если окружающие чувствуют, что могут взять на себя ответственность за проекты, проблемы и задачи, то они с большей вероятностью снимают вещи с вашей тарелки, не спрашивая вас. Дайте людям свое доверие и побудите их взять на себя задачи, которые обычно могут выпасть на вас.

Также поощряйте их просто делать вещи и не спрашивать у вас «разрешения» делать вещи.

Я очень сильно верю в то, чтобы позволить людям самим руководить инициативами. Если кто-то в моей команде может самостоятельно проводить встречи с клиентами, и я им полностью доверяю, то мне часто нет необходимости присутствовать там, поэтому я не буду. Очевидным преимуществом для меня является то, что я могу работать над другими задачами, которые мне нужны. Другим, более важным преимуществом для моей команды является то, что они чувствуют себя доверенными, уполномоченными, становятся лучше в руководстве и рассматриваются клиентами как авторитет. По сути, я толкаю их в центр внимания и не пытаюсь убрать это.

Разработать триггеры

Я упомянул триггеры выше. Триггеры - это то, что впервые представил мне Чип и Дэн Хит в переключатель , Идея в том, что иногда нам нужно найти то, что побуждает нас что-то делать. В случае Trello выше, вы можете установить напоминание календаря каждый день, которое напоминает вам, чтобы открыть его и проверить его. Одна из команд в Distilled делает это, и это заставляет их проверять это:

Нет ничего плохого в том, чтобы использовать такие маленькие хаки, пока вы не наберетесь привычки. У меня есть это напоминание каждую пятницу, поэтому планируйте мою следующую неделю:

Я делал это достаточно долго, теперь мне не нужно напоминание, но я оставляю его там на всякий случай, и в первые несколько недель оно мне действительно помогло.

Сосредоточьтесь на том, что вы можете изменить

Мне нравится эта блок-схема, которую, я думаю, я изначально нашел с помощью Уил Рейнольдс :

Когда я нашел это, я пошутил с Элли, что это в значительной степени подводит итог моего взгляда на жизнь, но потом понял, что это не шутка!

Довольно часто проблемы будут возникать в ходе вашей работы или жизни. Дело в том, что многие ситуации так или иначе разрешимы. Конечно, это может быть нелегко или быстро, но всегда есть решение, даже если оно не сразу о вас узнает. Если нет решения, то зачем волноваться? Я часто заводлю Элли (и мою маму!), Потому что я расслаблен, когда дело доходит до проблем. Я не могу с этим поделать, но я бы предпочел быть таким склонным, чем занимать мое свободное пространство над ними.

Отключить шум промышленности и BS

Я не очень хорош в этом. Как бы я ни любил индустрию, в которой я работаю, иногда она может быть невероятно злостной, и хотя она редко направлена ​​прямо на меня, если она направлена ​​на моих друзей или компанию, я принимаю это на свой счет и стараюсь игнорировать Это. В последнее время я стал лучше, но он занимает больше места, чем заслуживает.

В результате я начал тратить меньше времени на Twitter. Раньше я беспокоился о том, что могу что-то упустить, но самое забавное, что действительно важные вещи оказываются для вас. Преимущество состоит в том, что вы не получаете весь дополнительный шум, который идет с этим.

Вместо этого научитесь фильтровать все хорошее и плохое. Это поможет вам не отвлекаться на бессмысленные вещи.

Похожие

Комментарии